ההנחה שעולה לעסקים את הנתונים שלהם
תשאלו בעל עסק אם המייל והקבצים ב-Microsoft 365 מגובים, ורובם יגידו שכן, כי הכל בענן. קל להאמין בזה, ויקר לטעות. Microsoft דואגת שהשירות יעבוד. לשמור עותק של הנתונים שלכם שבאמת אפשר לשחזר, זה נשאר עליכם, ורוב האנשים מגלים את זה בדיוק בשבוע שבו הם פתאום צריכים אותו.
על מה Microsoft מגנה, ומה נופל עליכם
Microsoft עובדת לפי מודל אחריות משותפת. הגבול עובר בערך כאן:
- Microsoft אחראית על התשתית: מרכזי הנתונים, הזמינות, אבטחת הפלטפורמה עצמה.
- אתם אחראים על הנתונים שבתוכה: מי מגיע אליהם, כמה זמן הם נשמרים, והאם אפשר להחזיר אותם.
זו לא הפרשנות שלנו. Microsoft מציבה את חלוקת האחריות בתיעוד שלה[1], וכותבת את זה במפורש בהסכם השירות: 'אנו ממליצים שתגבו באופן קבוע את התוכן והנתונים שלכם'. כשהספק עצמו הוא זה שממליץ, כדאי להתייחס לזה ברצינות.
זה לא הפרשנות שלנו. Microsoft כותבת זאת מפורשות בסעיף 6(b) בהסכם השירותים שלה: "אנו ממליצים שתגבו באופן קבוע את התוכן והנתונים שלכם שאתם מאחסנים בשירותים או באמצעות אפליקציות ושירותים של צד שלישי"[2]. עבודות אנליסטים עצמאיות על הגנת נתוני SaaS מגיעות לאותה מסקנה מהכיוון השני - חלונות השמירה של הפלטפורמה הם תכונת זמינות ולא יעד שחזור, וארגונים שמתייחסים אליהם כאל גיבוי מגלים את הפער בזמן אירוע[3].
כמה זמן Microsoft שומרת פריטים שנמחקו
Microsoft אכן שומרת פריטים שנמחקו לזמן מה, בסלי מיחזור. הבעיה היא ש'זמן מה' זה קצר, וסל מיחזור הוא לא גיבוי:
אחרי החלון הזה הפריט נעלם. מוחקים תיבה, תיקייה או אתר SharePoint, עובר חודש בלי שאף אחד שם לב, ושום סל מיחזור לא יחזיר את זה.
ארבע הדרכים שבהן עסקים באמת מאבדים נתוני Microsoft 365
תקלה אצל Microsoft כמעט אף פעם לא האשמה. בפועל, נתונים נעלמים דרך:
- 1מחיקה בטעות. מישהו מרוקן תיקייה או דורס קובץ, וזה כבר מעבר לחלון סל המיחזור לפני שמישהו שם לב.
- 2כופרה ונוזקות. התקפות מודרניות מגיעות גם לקבצי הענן המסונכרנים ומצפינות אותם יחד עם השאר.
- 3עובד שעוזב או פוגע. תיבות וקבצי OneDrive שקשורים לחשבון של אותו אדם יכולים להיעלם כשמסירים את החשבון.
- 4החלקה בשמירה או בהגדרה. מדיניות משתנה, וחודשים של נתונים מתיישנים בשקט.
גיבוי מובנה מול גיבוי אמיתי
ל-Microsoft יש היום תוסף גיבוי בתשלום משלה[4]. הוא עדיף על כלום, אבל עם שתי מגבלות ששווה להכיר. הוא מכסה רק את Exchange, SharePoint ו-OneDrive, והוא שומר את העותק בתוך הסביבה של Microsoft עצמה. גיבוי צד-שלישי נפרד מוסיף את מה שהוא לא יכול: עותק עצמאי שנשמר מחוץ ל-Microsoft, כך שתקלה רוחבית בפלטפורמה לא מפילה איתה גם את השחזור שלכם, ושחזור מהיר ברמת הפריט, כך שהחזרת תיבה אחת שאבדה היא עניין של דקות.
איך נראה גיבוי עובד לעסק קטן
כלום מזה לא חייב להיות מסובך. לעסק של 5 עד 50 עובדים, התקנה טובה מסתכמת בארבעה דברים:
- גיבוי יומי ואוטומטי של Exchange, SharePoint, OneDrive ו-Teams.
- עותק immutable שאי אפשר לשנות או למחוק, כך שלכופרה אין למה להגיע.
- שחזור שהרצתם באמת, ולא כזה שאתם מניחים שעובד.
- זמן שחזור שאתם באמת יודעים, כך שאם קורה הגרוע תוכלו לתת לצוות וללקוחות תשובה ברורה מתי הכל חוזר.
עם ארבעת אלה במקום, יום רע נשאר טרחה ולא איום על העסק.
