איך לעבור מ-Google Workspace ל-Microsoft 365 בלי לאבד מייל אחד

מה עובר, ומה לא

מסלול ההעברה הנתמך לדואר, ליומנים ולאנשי קשר מתועד על ידי Microsoft^[1], והייצוא ברמת מנהל מצד Google מתעד מה כלול ומה לא^[2].

מעבר מ-Google Workspace ל-Microsoft 365 נוגע בשלושה דברים: המייל, אנשי הקשר והיומנים, והקבצים ב-Google Drive. המייל, אנשי הקשר והיומנים עוברים ביחד. Drive הוא עבודה בפני עצמה, וכדאי לדעת את זה לפני שמתחילים כדי שכלום לא יפתיע אתכם באמצע.

הנה מה שעובר, ומה שצריך טיפול בנפרד:

מה שמרגיע כאן זה שהמייל מועתק, לא מוזז. שום דבר לא נמחק מ-Google בזמן שהמעבר מתבצע.

מה לא שורד את המעבר במלואו

התיעוד של כל ספקי המיגרציה אומר את אותו הדבר, ועדיף לשמוע את זה עכשיו ולא בשבוע השלישי. BitTitan ו-SkyKick מפרסמות טבלאות נאמנות לכל סוג אובייקט במעבר מ-Google ל-Microsoft, שמראות מה מומר, מה מקורב ומה נופל^[3][4]. אלה שחשובים לצוות קטן:

• תוויות Gmail הופכות לתיקיות Outlook. זה העיקרי. הודעת Gmail יכולה לשאת חמש תוויות במקביל; הודעת Outlook נמצאת בתיקייה אחת בלבד. המיגרציה בוחרת אחת או מעתיקה את ההודעה לכל תיקייה מתויגת, כך שאו שמאבדים את תצוגת התוויות המרובות או שמקבלים עותקים כפולים. אף אחת מהאפשרויות אינה שגויה - זה הבדל מבני בין המערכות, ואף כלי לא פותר אותו.
• פילטרים וכללים של Gmail לא עוברים. צריך לבנות אותם מחדש ככללי Outlook. תכננו כ-20 דקות למשתמש כבד.
• Google Docs, Sheets ו-Slides מומרים, לא מועברים. ההמרה ל-Word/Excel/PowerPoint טובה אך לא מושלמת: נוסחאות מורכבות, אוטומציות Apps Script, תוספים ועיצוב מדויק דורשים בדיקה. כל מה שרץ על Apps Script צריך בנייה מחדש ב-Power Automate.
• הרשאות Shared Drive מקורבות. מודל השיתוף של Google ושל SharePoint לא מתמפים אחד לאחד. אנחנו בונים את מבנה ההרשאות מחדש במכוון, במקום להעמיד פנים שהוא עובר.
• ל-Google Sites, Forms, Keep והיסטוריית Chat אין יעד. ייצאו את מה שחשוב לפני סגירת החשבון.

שתי הדרכים שבהן עסקים קטנים עוברים

לעסק של 5 עד 50 עובדים יש שני נתיבים ששווה לשקול.

הנתיב המובנה (Simplified Gmail Migration). Microsoft בנתה את הכלי הזה לעסקים קטנים, והוא מעביר מייל, אנשי קשר ויומנים ביחד. הוא תומך בעד 1,000 תיבות, הרבה מעבר למה שעסק קטן יגיע אליו אי פעם. לרוב החברות, זה הנתיב שכדאי לבחור.

מייל בלבד (IMAP). מעתיק את תיבת הדואר והתיקיות, אבל משאיר מאחור את אנשי הקשר והיומנים אלא אם תייצאו אותם בעצמכם. מתאים להתקנות קטנות ופשוטות מאוד, מתחת ל-150 משתמשים, שבהן המייל הוא הדבר היחיד שחשוב.

ברגע שנכנסות לתמונה הרבה תיבות משותפות, כינויים או Drive גדול, עדיף להריץ את המעבר כפרויקט מנוהל ולא ללחוץ עליו ידנית בזמן אמת.

הסדר ששומר שהמייל לא ילך לאיבוד

הסדר חשוב יותר מהכלי. עקבו אחריו וכלום לא ייפול בין הכיסאות:

1. 1הקימו את סביבת Microsoft 365 ואמתו את הדומיין.
2. 2צרו כל משתמש ותנו לכל אחד רישיון, כך שהתיבה כבר ממתינה לפני שמעתיקים אליה משהו.
3. 3הריצו את מעבר התיבות ברקע. המייל ממשיך להגיע ל-Google כרגיל בזמן הזה, והצוות ממשיך לעבוד בלי לשים לב.
4. 4החליפו את רשומת ה-MX אחרי שעות העבודה. זה הרגע שבו דואר חדש מתחיל להגיע ל-Microsoft 365, וזה לוקח דקות.
5. 5השאירו את חשבון Google פעיל 30 יום, כדי שכולם יוכלו לוודא שהמייל, אנשי הקשר והיומנים הגיעו.

איפה מייל באמת הולך לאיבוד

כמעט כל סיפור אימה מתחיל באחת מאלה:

• חשבון Google נמחק מוקדם מדי, לפני שהסנכרון האחרון הספיק להסתיים.
• רשומת ה-MX הוחלפה לפני שהתיבות סיימו לעבור.
• נעשה שימוש בשיטת מייל בלבד, ואנשי הקשר והיומנים נשכחו.
• תיבה משותפת או כינוי נשכחו, ולקוח המשיך לכתוב אליהם.
• אימות דו-שלבי בצד של Google חסם את המעבר כי לא הוגדרה סיסמת אפליקציה.

אף אחת מהן לא קשה לעקוף. צריך צ'קליסט, ומישהו שיהיה עם יד על הדופק ביום המעבר.

ומה עם הקבצים ב-Google Drive?

Drive נמצא מחוץ למעבר המייל. הקבצים עוברים ל-OneDrive ו-SharePoint במיגרציה שנייה, עם תוכנית משלה למבנה והרשאות. תכנון נכון שם הוא מה שמונע מהקבצים להתפזר מחדש ברגע שהם נוחתים. במדריך שלנו על איפה הקבצים צריכים לחיות ב-Microsoft 365 אנחנו מרחיבים על היעד.

כמה זמן זה לוקח, ואיזו השבתה לצפות

לעסק של עשרה אנשים, צפו לשבועיים עד שלושה של עבודת רקע והחלפה אחת אחרי שעות העבודה בסוף. המייל לא נעצר לרגע. אנשים עובדים ב-Google עד ההחלפה, וב-Outlook מיד אחריה, וביום עצמו כמעט אין מה לשים לב אליו.