OneDrive, SharePoint או Teams: איפה הקבצים שלכם באמת צריכים לחיות?

שלושת המקומות, כל אחד במשפט

Microsoft 365 נותנת לכם שלושה בתים לקבצים, וכמעט בלי שילוט מי זה מי. בשפה של היומיום:

• OneDrive הוא המגירה האישית שלכם. בערך 1 TB, ומה שאתם שומרים שם שייך לכם.
• SharePoint הוא ארון התיוק המשותף של החברה. העסק מחזיק במה שנכנס אליו, ולא אדם מסוים.
• Teams היא סביבת העבודה שיושבת מעל SharePoint. תשתפו קובץ בערוץ, והוא בעצם נשמר ב-SharePoint שמתחת.

ברגע שזה מתיישב, רוב ההחלטות של 'לאן זה הולך' מסתדרות לבד.

העיקרון שמתחת לשמות המוצרים

החלוקה לשלושה אינה המצאה של Microsoft, וקל יותר לזכור אותה כשיודעים מאיפה היא מגיעה. תורת ניהול המידע והרשומות - התחום ש-AIIM מקודדת כבר עשורים - מפרידה תוכן לפי בעלות ומחזור חיים ולא לפי כלי^[1]:

1. 1תוכן עבודה אישי. טיוטות, הערות, ניתוח לא גמור. בבעלות אדם יחיד, קצר טווח, בלי חובת שמירה. בעולם של Microsoft: OneDrive.
2. 2שיתוף פעולה מחלקתי או פרויקטלי. תוכן שקבוצה עובדת עליו יחד ושמאריך ימים מכל חבר בה. בבעלות הצוות, נשמר לאורך חיי הפרויקט. בעולם של Microsoft: אתר SharePoint, בדרך כלל דרך ערוץ Teams.
3. 3רשומות ארגוניות ותוכן מפורסם. חוזים, נהלים, מסמכים חתומים, רשימת הלקוחות הראשית. בבעלות הארגון, כפופים ללוח שמירה, לעיתים עם מינימום חוקי. בעולם של Microsoft: אתר SharePoint עם מדיניות שמירה.

אם מחליטים לאן קובץ הולך בשאלה "מי הבעלים וכמה זמן הוא חייב לשרוד?" במקום "איזו אפליקציה פתוחה?", מקבלים את אותה תשובה בכל פעם - והתשובה נשארת נכונה גם כש-Microsoft תשנה שוב את שמות המוצרים.

איפה כל סוג קובץ שייך

לפני החלוקה, שווה לדעת מה נמצא מתחת: לשונית הקבצים של ערוץ ב-Teams היא אתר SharePoint מחובר, וקבצי צ'אט יושבים ב-OneDrive של השולח^[2].

מבחן פשוט: אם אובדן של קובץ ביום שמישהו עוזב יפגע בעסק, הוא שייך ל-SharePoint, לא ל-OneDrive אישי.

למה זה חשוב יותר משזה נשמע

קובץ ב-OneDrive של מישהו קשור לחשבון שלו. לטיוטה גסה זה בסדר גמור. לחוזה חתום או לרשימת הלקוחות הראשית זה סיכון אמיתי, כי הקובץ עוזב יחד עם האדם ברגע שהוא הולך.

מלכודת העוזב

זו כנראה הטעות שהכי תופסת אנשים לא מוכנים. מישהו מתפטר, מסירים או מבטלים לו את החשבון כדי לחסוך את דמי הרישיון, וכעבור כמה שבועות לקוח מבקש מסמך שישב רק ב-OneDrive של אותו אדם. מהרגע שהחשבון נעלם, הקבצים ברי-שחזור לכ-30 יום בלבד, ואחר כך בכלל לא.

קבצים ב-SharePoint פשוט לא נתקלים בזה. העסק מחזיק בהם, אז התפטרות לעולם לא יוצאת החוצה עם מסמכי חברה. זו גם הסיבה שגיבוי Microsoft 365 אמיתי מצדיק את עצמו, ועל כך אנחנו כותבים בנפרד.

איך קבצים מתנהגים בתוך Teams

Teams מבלבלת אנשים כי היא לא באמת שומרת קבצים. היא נשענת על מקומות אחרים בשביל זה:

• קבצים ששותפו בערוץ נוחתים בספריית ה-SharePoint של אותו צוות.
• קבצים ששותפו בצ'אט פרטי נוחתים ב-OneDrive של השולח.
• הקלטות פגישה נוחתות בערוץ, ב-SharePoint.

אז ההרגל ששווה לאמץ הוא פשוט: לשתף עבודה בערוץ ולא בצ'אט, וכך היא נשמרת בארון החברה ולא במגירה אישית.

התקנה שעובדת לצוות של עשרה

לא צריך מבנה מסובך. לרוב הצוותים הקטנים, ארבע פעולות מכסות את זה:

1. 1אתר SharePoint אחד לכל מחלקה או תפקוד עיקרי.
2. 2OneDrive נשמר לטיוטות אישיות בלבד.
3. 3הצוות משתף בערוצים ולא כצרופות מייל.
4. 4גישה מוגדרת לפי הרשאה מינימלית, ונבדקת פעם ברבעון.

מוקם בחצי יום, זה שם סוף לחיפוש השבועי אחרי קובץ שאף אחד לא מוצא.