IT לסוכנויות השמה: תאימות נתוני מועמדים בלי תקציב ארגוני
סוכנויות השמה חיות על נתוני מועמדים. הסיכון הוא להחזיק בהם יותר מדי זמן. אנחנו מקימים את שכבת התאימות - תוויות שמירה של M365 Purview, תהליכי מחיקה ב-ATS ורשימת פעילויות עיבוד מתועדת - כדי שמחיקת GDPR תפסיק להיות עבודה ידנית.
מחיקת נתוני מועמדים רצה אוטומטית
תוויות שמירה של Purview מוחקות נתוני M365 כשתקופת השמירה פגה, בלי שמישהו צריך לזכור לעשות זאת.
איך
קורות חיים, אימיילי ראיונות ובדיקות ממליצים של מועמדים שנדחו ב-M365 נמחקים אוטומטית אחרי 6 חודשים, וההגדרות מיוצאות כהוכחת תאימות.
קורות חיים, אימיילי ראיונות ובדיקות ממליצים של מועמדים שנדחו ב-M365 נמחקים אוטומטית אחרי 6 חודשים, וההגדרות מיוצאות כהוכחת תאימות.
ה-ATS ו-M365 מכוסים יחד
המחיקה כבר לא נעצרת בגבולות ה-ATS.
איך
אנחנו מגדירים תהליכי מחיקה ב-ATS עבור הרשומה הראשית של המועמד, ו-Purview עבור האימייל, הקבצים וההערות שחיים מחוץ ל-ATS.
אנחנו מגדירים תהליכי מחיקה ב-ATS עבור הרשומה הראשית של המועמד, ו-Purview עבור האימייל, הקבצים וההערות שחיים מחוץ ל-ATS.
הוכחת תאימות תמיד מוכנה
רשימת פעילויות העיבוד נבנית מתצורת מדיניות השמירה בפועל.
איך
כשרשות פיקוח או לקוח שואלים, אתם מייצאים את דוח המדיניות ולוגי המחיקות במקום להתחיל לכתוב תיעוד בבהילות.
כשרשות פיקוח או לקוח שואלים, אתם מייצאים את דוח המדיניות ולוגי המחיקות במקום להתחיל לכתוב תיעוד בבהילות.
למה ה-IT של התעשייה הזו שונה
סוכנויות השמה מעבדות יותר נתונים אישיים לעובד מאשר כמעט כל עסק קטן אחר. כל קורות חיים, הערת ראיון ובדיקת ממליצים מכילים שמות, כתובות, היסטוריית תעסוקה, ציפיות משכורת ולעתים נתונים אישיים רגישים. לפי GDPR, רוב הנתונים האלה צריכים להימחק תוך חודשים מספר אחרי דחייה.
לסוכנויות קטנות לרוב אין דרך מערכתית לעשות זאת. ה-ATS עשוי להחזיק את הרשומה הראשית, אבל אותם נתוני מועמד נמצאים גם באימייל, ב-OneDrive, ב-SharePoint וב-Teams. הטכנולוגיה הנכונה כבר קיימת ב-Microsoft 365: תוויות שמירה של Purview יכולות למחוק נתונים אוטומטית ברגע שתקופת השמירה פגה.
אתגרים נפוצים
- נתוני מועמד נמצאים גם ב-ATS וגם ב-Microsoft 365, ויוצרים פערי מחיקה.
- GDPR דורשת מחיקת נתונים של מועמדים שנדחו תוך 6 חודשים, אלא אם כן מתועד עניין לגיטימי.
- בקשות גישה ומחיקה של נתונים קשות למילוי בלי מבט אחד על נתוני המועמד.
- לסוכנויות אין תקציב וכוח אדם לכלים ארגוניים לתאימות.
הגישה של TechSuit לתעשייה הזו
אנחנו ממפים איפה נתוני מועמדים באמת נמצאים: ATS, Outlook, SharePoint, OneDrive, Teams. הנראות הזו היא הבסיס של כל תהליך מחיקה.
לאחר מכן אנחנו מגדירים תוויות שמירה של Microsoft Purview ב-M365 Business Premium: תוויות למועמדים שנדחו (6 חודשים), מאגרי מועמדים שהסכימו (24 חודשים), ועובדים שהועסקו (לפי דיני תעסוקה). מדיניות auto-labelling מחילה את התוויות האלה על בסיס מיקום תיקייה, תבניות אימייל וסטטוס ב-ATS.
לבסוף אנחנו מתעדים את רשימת פעילויות העיבוד ויוצרים תהליך מחיקה שמכסה גם את ה-ATS וגם את M365. התוצאה היא סוכנות שיכולה להוכיח תאימות בכמה לחיצות, במקום בגיליון אקסל ידני.
M365 Business Premium כולל Microsoft Purview, שזה מה שאנחנו משתמשים בו בצד M365. אנחנו גם מגדירים תכונות GDPR מובנות של ה-ATS. אם אתם משתמשים בפלטפורמת אימייל אחרת, אנחנו יכולים להמליץ על גישה שקולה, אבל M365 הוא הדרך הכי rentable לרוב הסוכנויות הקטנות.
הפסיקו למחוק נתוני מועמדים ידנית
קבעו שיחת ייעוץ חינם של 30 דקות. נראה לכם איך להפוך את מחיקת ה-GDPR לאוטומטית ב-ATS וב-Microsoft 365.